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為了規范學校人事檔案管理，依據中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》、《干部檔案整理工作細則》等文件要求，以《青島旅游學校章程》為核心，結合學校人事檔案工作實際，制定本制度。
一、管理人事檔案工作人員守則：
認真學習馬列主義，毛澤東思想和黨的各項方針、政策、努力提高政治思想水平；
熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業務，提高業務水平和工作能力，積極為干部工作服務；
保護檔案的安全，不得擅自轉移，分散和銷毀檔案；
嚴格遵守黨和國家的保密制度，不能擅自提供檔案或向他人泄露檔案內容；
堅持黨的原則，嚴格按照檔案工作的各項規章制度辦事。
二、關于保管人事檔案的規定：
根據安全保密，便于查找要求，對人事檔案應嚴格的進行保管。
嚴格遵守黨和國家的保密制度，嚴格保管人事檔案，保證人事檔案的絕對安全。
檔案庫房必須兼顧適用，庫房內應保持清潔。要經常檢查防盜、防火、防曬、防潮、防蛀的設施和安全措施。
每半年要核對一次檔案順序號，發現編錯號或放錯位置的要及時糾正，每年要按登記冊全面檢查一次檔案，發現缺少，及時查找，并將應歸檔的材料，經過認真鑒別后及時歸檔。
嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料。無關人員嚴禁進入檔案室。
關于收集、補充、鑒別干部檔案材料的規定
為了使人事檔案能夠反映人事情況的全貌，要經常有計劃的收集、補充人事檔案材料，每年進行一次認真檢查、校對、整理，特做如下規定：
各有關部門應主動將平時形成的應該歸檔干部材料，及時送交主管部門歸檔。
及時收集人事的任免、審查、考核、考績、獎勵、技術職務職稱、調整工資級別等材料歸檔。
通過黨團組織收集入黨入團材料。
凡歸檔的材料，均應經過認真的鑒別，屬于干部內容材料完整無缺，需經組織審查后方能歸入干部檔案。
凡歸入人事檔案的材料，均應按照《干部人事檔案管理辦法》進行認真的整理。
四、關于查閱借閱人事檔案的規定
為了加強人事檔案的管理，確保檔案的絕對安全，嚴格查借閱手續，根據中央和市委組織部對查借閱干部檔案的規定精神，結合我校的具體情況，特作如下規定：
查閱干部檔案的范圍
凡因政治歷史、組織處理、考核使用、入黨入團、挑選機要人員、飛行員、出國等審查需要查閱本人檔案的。
與他人案件有密切關系，而本人已經死亡或病重不能口述提供情況，以及其他特殊原因必須從其檔案中取得旁證材料的。
（二）查閱人事檔案的手續
查閱局黨委管理的人事檔案時，必須按各級干部管理范圍內由組織干部部門出具查閱干部檔案審批表，并注意查閱檔案理由，征得檔案管理人員同意后，方可查閱。
人事檔案原則上不得借閱使用，如因特殊情況必須借閱使用的應詳細寫明借閱用途和借期，并由借閱單位的組織、干部部門負責人在介紹信上簽署意見，經領導同意后，才可辦理借閱手續。
不得介紹人員查閱借閱本人及其親屬的人事檔案。
“調查證明材料介紹信”和“函調證明材料信”，一律不得使用于查閱人事檔案。
凡因入黨入團、升學、參軍、參加工作等政治審查需要了解其父母、親屬的情況時，只按規定提供情況，不查閱其父母及其親屬的檔案。
查閱人事檔案應注意的問題
查閱和借取人事檔案，應派政治上可靠的黨員、干部。
借取人事檔案的人員，途中絕對不許攜帶人事檔案到公共場所。
查閱檔案的人員，對檔案內容必須嚴格保密，不得向無關人員泄露，嚴禁在檔案下劃圈、涂改、撤換和損壞，不經批準不得抄錄和復制。
借閱使用的檔案，要妥善保管，不得轉借，更不準將檔案交有關人或本人看。檔案歸還后，檔案管理同志應進行詳細檢查，發現材料缺少、遺失、失密時，應立即通知借閱單位查找并追究責任。
閱當時請勿吸煙。
五、關于轉遞人事檔案的規定
因工作調動改變了主管單位、協管單位時，應及時將檔案轉至新的主管、協管單位。轉遞檔案應遵守下列規定：
凡需異地轉遞的人事檔案都必須按中組部1980年頒發的《干部檔案工作條例》規定，認真加以清理整理，裝訂成冊后轉出。
接管單位要按檔案目錄和“干部檔案轉遞通知單”的項目認真檢查驗收，若發現未按規定整理的，可不予接受。
縣及相當于縣以上的各級黨委組織、人事部門，可以直接轉遞人事檔案。
人事檔案應通過機要交通轉遞，不準公開郵寄或交干部本人自帶。應按干部管理范圍，將干部檔案盡量直接轉遞到該干部的主管和協管單位的組織、人事部門。
轉遞檔案必須注明干部檔案的原因，并按“干部檔案轉遞通知單”的項目詳細登記，嚴密保封。
收到檔案的單位，經校對無誤后，應在回執上簽名蓋章及時退回。逾期一個月未退還者，轉出單位應寫信催問，以防丟失。
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